歓送迎会幹事の心得

新春を迎えると、企業や大学のクラブなど送り出す者と新たに迎え入れる人材の為に、送別会や歓迎会が開かれます。
近年巨大企業は別として、多くの団体で送別会と歓迎会を同時に行う歓送迎会が流行になっているようです。
そんな中で重要な役目を担うのが幹事です。この幹事の能力ややる気の如何で、歓送迎会が盛り上がるか否かが決まってしまいます。
そこで、幹事役を嫌な役回りとマイナス発想をするよりは、この歓送迎会幹事が自分の能力を発揮するチャンスだとプラス発想をし、
最大限の努力をするべきでしょう。日常の業務は勿論ですが、歓送迎会を通して同僚には喜ばれ、上司からは意外な好評価点を
頂く事も大いに有りうる事であるからです。計画・準備・当日と流れに沿って、例年開催される歓送迎会の情報を基に社風に則りながらも、
どこか幹事の個性を発揮できるように心がけるべきでしょう。歓送迎会案内状、歓送迎会挨拶、歓送迎会司会、歓送迎会進行など必要な事には
チェックを入れながら消化していきましょう。忘れてはいけない注意事項は、最初に自分の決裁権がどこまであるのか明確にしておくということです。
歓送迎会といえども参加される団体幹部に対する配慮は必須事項であり、前もって気心の知れた上司に相談しておくべきでしょう。
歓送迎会を成功させるには、何よりも用意周到な準備が必要です。自分ひとりで手が廻らない場合は、同僚にサポートをお願いしておくべきです。
また、当日ご挨拶を頂く方などには当然事前の打ち合わせと確認が必要です。
日常の業務以外の和やかな場で、貴方の評価が上昇するように頑張って下さい。

歓送迎会の会場選び

まず、どのくらいの予算で行うか決めたら如何でしょう？
例年行われる歓送迎会を踏襲するのも手っ取り早いでしょうが、周りの意見を聞く事で参加する人を
募りやすくなるし、雰囲気も高まるでしょう。会社の経費で行う場合は、当然予算の決定権を持って
いる上司にまず相談すべきですが、会費制だと矢張り参加予定者の意見を一度は聞いてみるべきでしょう。
次に場所選びですが、一般的なのは、ヤフーグルメやグルメＧＹＡＯ、ホットペッパー、グルナビなどの
ポータルサイトで選ぶ方法があります。その中から、歓送迎会の会場に相応しい候補の店を選んだ上で、
参加予定者の意見を集め、最終的には幹事さんが決定すると良いでしょう。その際以下の点に
注意しましょう。①参加者の年齢層を検討し、上司の意見も伺う。②ポータルサイトから選ぶ場合、
料理内容などを必ず確認する。各店舗頻繁に料理内容を更新をしている可能性があるので、当日トラブル
の種になりかねない。③特に都市部においてはリピーター客を全く狙わず、大量の集客のみを戦略として
いる店がある。そういう店の料理内容や接客は要注意！ポータルサイトにはクチコミなどお客様の評価を
制裁しているサイトもあるので、やらせに騙されず参考にされたらいいでしょう。
なべて、評判の良い店の情報を参加予定者に出来るだけ聞いて情報を集めると良いでしょう。
歓送迎会会場を決定した後は、料理の内容や飲み物から支払い方法まで細かく打ち合わせをしておくべきです。

歓送迎会案内文の書き方

文例１
お疲れ様です。
口頭ではお伝えしておりました、○○さんと○○さんの歓送迎会の詳細が決まりましたので
下記のとおりお知らせします。
　　　　　　　　　　　　　　　記
日時：　○月○日（火）　○○：○○～○○：○○　　
場所：　　　キャナルダイニング櫻　　
　　　　　　東京都港区港南４－１－６　ビュロー品川１Ｆ
　　　　
　　　　　　ＴＥＬ　０３－５７８３－１７４１
　　　　　
　　　　　　○コースメニュー（飲み放題付-120分-）となっております○
　　　　　　　詳しくはコチラ♪♪　→　http://www.gion-oishinbo.jp/shop/?id=7
　　　　　　当日は遅刻のないようにお願いします。みんなで楽しく交流しましょう！
文例２
　各位
平成　年　月　日
幹事　佐々木小次郎
携帯　０００－００００－００００
歓送迎会のご案内
このたび○○部長が○○支社長にご栄転されることになり、○月○日付けで○○支社へ異動されます。また○○部長が○○支店より当部の部長として異動なされます。
つきましては、○○部長の今後のご活躍を祈念するとともに、○○部長への歓迎の意を込めまして、以下のとおり歓送迎会を開催いたしますので、是非ご出席ください。
日程等は下記のとおりとなっております。参加者は別添用紙に氏名を記入し、○月○日（○）までに歓送迎会幹事までお届けください。
なお、業務の都合で出席できない方は、歓送迎会幹事までご連絡ください。
記
　1.日時　○月○日（○）　午後○○時～○○時（時間厳守）
　2.会費　　　　　　　円
　3.場所　櫻ビップスタイル
　　　　　東京都港区港南４－１－６　ビュロー品川24階
　　　　　電話番号　03-6718-5030
　　　　　ＨＰ　http://www.gion-oishinbo.jp/shop/?id=8
　　　　　　　　　　

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